Varför du inte kan jämföra kontorspriser per kvadratmeter
Vid första anblick kan det verka enkelt att jämföra olika kontor.
Ett kontor kostar 10 000 SEK i månaden. Ett annat kostar 15 000 SEK. Ett kostar 9 000 SEK per kvadratmeter och år. Ett annat kostar 12 000 SEK per kvadratmeter och år.
Så varför skulle du betala mer för det andra?
För att en kvadratmeter tom kontorsyta och en kvadratmeter fullt utrustad kontorsyta inte är samma sak.
Det här är ett av de vanligaste misstagen vi ser när företag jämför traditionella kontorslokaler med coworking och flexibla kontor.
Ett tomt kontor ger dig ytan.
Ett fullt utrustat kontor ger dig ytan plus allt som behövs för att få kontoret att fungera.
Och när du hyr en tom kontorslokal försvinner inte alla de andra kostnaderna. De hamnar bara på andra fakturor, hos andra leverantörer, i andra avtal och ibland – på din egen att-göra-lista.
På Embassy House tycker vi att det mest rättvisa sättet att jämföra kontor inte är att fråga:
"Vad kostar det per kvadratmeter?"
utan:
"Vad kostar det egentligen att driva det här kontoret?"
Priset för ett tomt kontor är sällan det verkliga kontorspriset
Tänk dig att du hittar en traditionell kontorslokal med en riktigt attraktiv hyra.
Hyresvärden ger dig fyra väggar, golv, fönster och kanske värme.
Resten är upp till dig.
Du kan behöva ordna internet. WiFi. Brandvägg. Passersystem. Larm. Säkerhet. Städning. Kaffe. Möbler. Mötesrum. Avfallshantering. Skrivare. Köksutrustning. Underhåll.
Och du behöver också tänka på vad som händer när något går sönder.
Vem ringer teknikern?
Vem administrerar passersystemet när en ny medarbetare börjar?
Vem tar bort en tidigare medarbetares behörighet?
Vem ser till att kontoret är städat?
Vem köper kaffe?
Vem tar hand om internet när det slutar fungera?
Vem bokar och betalar för ett mötesrum när du behöver samla tio personer?
Att driva ett kontor består av en massa små, ganska tråkiga saker som ändå måste göras.
Och någon måste lägga tid på att göra dem.
Vad ingår egentligen i ett fullt utrustat kontor?
Vi kan ta ett enkelt exempel.
Nedan ser du ungefärliga kostnader för tjänster som ett företag kan behöva ordna separat när man driver ett eget kontor. De faktiska kostnaderna varierar förstås beroende på fastighet, kontorets storlek, antal medarbetare, vilken nivå man väljer och vilka leverantörer man använder.
Det innebär att bara de här tjänsterna i den här illustrativa kalkylen kan motsvara ungefär 9 000–14 500 SEK per m² och månad, innan du ens räknar med själva kontorshyran.
Siffrorna ska inte ses som en generell prislista. De är ett sätt att visa något som är lätt att missa när man jämför olika kontor:
hyran är bara en del av kostnaden för att ha ett kontor.
Och det finns en annan kostnad som inte syns lika snyggt i ett kalkylark.
Din tid.
Den dolda kostnaden: att själv driva kontoret
Ett kontor sköter inte sig självt.
Någon måste hantera leverantörer, passersystem, underhåll, städning, säkerhet, internet, möbler, mötesrum och allt annat som följer med att ha en egen lokal.
För ett mindre företag är det ofta grundaren.
Eller office managern.
Eller den som råkar upptäcka att kaffemaskinen har slutat fungera.
Det behöver inte vara ett problem. Vissa företag vill faktiskt sköta sina lokaler själva. De kanske behöver en väldigt specialanpassad lokal, har egen kompetens inom facility management eller helt enkelt föredrar att ha full kontroll.
Men det är värt att sätta ett värde på det valet.
Om ditt team lägger flera timmar varje månad på att hantera kontoret är det fortfarande en kostnad. Den syns bara inte under "hyra".
Och om du jämför ett traditionellt kontor med en coworkinglösning jämför du egentligen inte två versioner av samma sak.
Du jämför två olika sätt att driva ett kontor.
Vad gäller kring lagar och regler?
Det här är ytterligare en del av jämförelsen som lätt försvinner när man bara tittar på SEK per kvadratmeter.
Att hyra en tom kontorslokal innebär inte att du bara kan ställa in några skrivbord och sedan glömma resten.
Som arbetsgivare och företag har du fortfarande ansvar för att verksamheten och arbetsplatsen fungerar på ett säkert och korrekt sätt.
Exakt vem som ansvarar för vad beror på fastigheten, hyresavtalet och vilka lösningar som finns med fastighetsägaren. Alla juridiska skyldigheter hamnar alltså inte automatiskt på hyresgästen.
Men det finns flera områden som ett företag med eget kontor behöver förstå och hantera.
1. Arbetsmiljö
I Sverige har arbetsgivare ansvar för att systematiskt arbeta med arbetsmiljön.
Det innebär bland annat att identifiera risker, bedöma dem, vidta åtgärder och följa upp. Arbetsmiljöverkets regler om systematiskt arbetsmiljöarbete gäller på arbetsplatser där anställda arbetar för en arbetsgivare.
Det handlar om mycket mer än att bara ställa fram ett skrivbord.
Arbetsmiljön kan till exempel handla om:
belysning
temperatur
buller
ergonomi
kontorets utformning
säkerhet
ventilation och luftkvalitet
den fysiska och organisatoriska arbetsmiljön
För företag med egna lokaler behöver någon se till att de här sakerna faktiskt hanteras.
2. Ventilation och inomhusklimat
Arbetsmiljöverket ställer krav på arbetsmiljön och ventilationen på arbetsplatser. Arbetsgivaren behöver hantera risker kopplade till dålig ventilation och luftkvalitet. Arbetsplatser inomhus ska ha ventilation som bidrar till ett bra inomhusklimat och ger tillräckligt med uteluft.
Om något är fel med ventilationen på kontoret behöver du därför ha en process för att identifiera problemet och se till att det åtgärdas.
Beroende på vad problemet gäller kan ansvaret för fastighetens ventilationssystem ligga hos fastighetsägaren och inte hyresgästen. Men ur arbetsgivarens perspektiv behöver påverkan på arbetsplatsen fortfarande hanteras.
3. Brandskydd
Brandskydd är ett annat område där det är viktigt att veta vem som ansvarar för vad när du har en egen lokal.
Ett företag behöver ha fungerande rutiner för brandsäkerhet, utrymning och nödsituationer. Ansvarsfördelningen mellan fastighetsägaren och verksamheten som använder lokalen behöver vara tydlig.
Det kan till exempel handla om:
utrymningsrutiner
information vid nödsituationer
rutiner för brandskydd
att personalen vet vad de ska göra
att utrymningsvägar hålls fria
årliga kontroller av brandsläckare
samordning med fastighetens brandskydd
Systematiskt brandskyddsarbete handlar om att se till att både det tekniska brandskyddet och organisationen runt brandskyddet fungerar över tid.
I ett kontorshotell eller en coworkingmiljö finns mycket av den gemensamma infrastrukturen och samordningen redan på plats. Det tar inte bort arbetsgivarens ansvar för att den egna personalen vet vad de ska göra vid en nödsituation, men det kan innebära betydligt mindre infrastruktur och administration för företaget att bygga upp och underhålla från grunden.
4. Elsäkerhet
Elsäkerhet är ytterligare ett exempel på varför själva kontorshyran inte berättar hela historien.
Elsäkerhetsverket anger att arbetsgivaren har ett övergripande ansvar för elsäkerheten som en del av arbetsmiljöarbetet, medan innehavaren av en elektrisk anläggning har ett särskilt ansvar för att anläggningen och utrustningen är säker och kontrolleras regelbundet.
Återigen handlar det alltså om att förstå ansvarsfördelningen.
Som hyresgäst ska du inte utgå från att du ansvarar för allt som finns i fastigheten. Men du ska inte heller utgå från att elsäkerhet automatiskt är någon annans problem.
Tydliga ansvarsområden och fungerande rutiner spelar roll.
5. Passersystem, larm och övervakning
I ett traditionellt kontor kan du behöva ordna eget passersystem, larm och eventuell kameraövervakning.
Och kameraövervakning innebär ytterligare saker att tänka på.
Om ditt företag använder kameror som filmar medarbetare eller besökare kan du behandla personuppgifter och behöver därför följa GDPR och kamerabevakningslagen. IMY anger att arbetsgivare behöver en rättslig grund för kamerabevakning på arbetsplatsen och behöver ta hänsyn till bland annat syfte, nödvändighet, omfattning, lagring och vem som har tillgång till inspelningarna.
Med andra ord är det inte bara att köpa några kameror och sätta upp dem på väggen.
Passersystem är ofta ett enklare alternativ när målet är att förhindra obehöriga från att komma in. Men även ett relativt enkelt system med kabeldragning, installation av passerläsare och ett verktyg för att administrera behörigheter kan lätt kosta 65 000–75 000 SEK, plus löpande månadskostnader.
6. Avfall och återvinning
Någon behöver också ta hand om det som faktiskt kommer ut ur kontoret.
Vanliga sopor. Förpackningar. Papper. Matavfall. Återvinning.
Beroende på lokalen och hyresavtalet kan avfallshanteringen ingå i fastighetslösningen eller behöva ordnas separat av hyresgästen. Vissa hyresvärdar har en utvald avfallsleverantör som du måste använda. Andra låter dig välja leverantör själv, men kostnaden baseras ofta på antal kärl och mängden avfall, med extra kostnader för ytterligare hämtningar eller felsortering.
Poängen är att kostnaden behöver finnas med någonstans i kalkylen.
7. Tillgänglighet och själva arbetsplatsen
Det finns också krav på hur arbetsplatser och byggnader ska utformas och användas.
Svenska byggregler innehåller krav på tillgänglighet och användbarhet, med särskilda regler och undantag för arbetsplatser beroende på vilken verksamhet som bedrivs. Arbetsmiljöverket har också regler och vägledning kring tillgänglighet, arbetsplatsens utformning och den fysiska arbetsmiljön.
Det blir särskilt relevant om du bygger om, anpassar eller förändrar en tom kontorslokal.
När du börjar flytta väggar, installera utrustning eller förändra hur en lokal används väljer du inte längre bara var skrivborden ska stå.
Du driver en arbetsplats.
Sedan har vi kostnaden för att faktiskt göra kontoret till ett kontor
Säg att du har hittat den perfekta tomma lokalen.
Nu behöver du göra den till ett kontor.
Skrivbord.
Stolar.
Belysning.
Förvaring.
Köksutrustning.
Växter, om det är din grej.
Skrivare.
Skärmar.
Whiteboards.
Kaffemaskin.
Internetutrustning.
Passersystem.
Återvinning.
Kanske ljudisolering.
Kanske ett mötesrum.
Och plötsligt kräver det "billiga" kontoret en ganska stor investering redan innan ni ens kan börja använda det.
Möbler och inredning skiljer sig från de löpande kostnaderna ovan eftersom det normalt är en investering snarare än en löpande månadskostnad. Den kan skrivas av över tid.
Men pengarna behöver fortfarande lämna företagets konto.
På Embassy House finns möbler och inredning redan på plats.
Du behöver inte köpa ett kontor innan du kan börja använda det.
Mötesrum är en kostnad som är särskilt lätt att missa
Det här är en klassiker.
Du kanske bara behöver ett privat kontor för sex personer, så du jämför priset för det rummet med priset för ett sexpersonerskontor någon annanstans.
Men var träffar ni alla andra?
Om du behöver ett ordentligt mötesrum, en workshopyta, ett styrelserum eller en presentationsyta kan du behöva hyra extra lokaler någon annanstans.
På Embassy House ingår tillgång till cirka nio fullt utrustade mötesrum i arbetsplatslösningen, med 10–20 timmars mötesrumstid inkluderad i hyran beroende på medlemskap.
Om du skulle behöva hyra motsvarande mötesutrymme separat kan den illustrativa kostnaden bli betydande.
Återigen handlar det inte om att alla företag skulle spendera exakt samma summa.
Poängen är att mötesutrymme har ett värde.
Om du behöver det bör det finnas med när du jämför olika kontor.
Likviditetsfrågan
Det finns en annan skillnad som inte syns i kalkylen per kvadratmeter.
Depositioner.
Traditionella kommersiella hyresavtal kan innebära en deposition eller annan form av säkerhet, beroende på avtalet.
På Embassy House tar vi ingen deposition i våra standardavtal.
Det betyder att du inte behöver binda kapital bara för att få tillgång till kontoret.
För ett startup- eller tillväxtföretag kan det vara viktigare än ytterligare en rad i hyreskalkylen.
Pengar som finns kvar på företagets konto kan användas till att anställa, utveckla produkten, marknadsföra verksamheten, köpa utrustning eller helt enkelt hålla företaget rullande.
Flexibilitet har också ett värde
Sedan har vi frågan som ingen riktigt gillar att lägga in i kalkylarket:
Vad händer om teamet förändras?
Du kanske börjar med åtta personer och slutar på fem.
Eller åtta blir tolv.
Eller företaget tar in kapital och växer snabbt.
Eller hela teamet börjar jobba mer hybrid.
Eller så inser ni efter sex månader att kontoret ni trodde att ni behövde faktiskt inte passar er längre.
Traditionella hyresavtal kan fungera väldigt bra för företag som vet exakt vad de behöver och är beredda att binda upp sig under en längre tid.
Men flexibilitet har ett värde.
På Embassy House har våra privata kontor tre månaders uppsägningstid.
Det ger företag möjlighet att förändras utan att behöva sitta fast i en lokal i flera år.
Du betalar för en arbetsplats, inte för att försöka gissa hur företaget kommer att se ut om tre år.
Så vad ska du egentligen jämföra?
När du tittar på olika kontorsalternativ tycker vi att du ska ta fram kalkylarket igen.
Bara gör det lite större.
Istället för:
Hyra per m²
jämför:
Total kostnad för att driva arbetsplatsen.
Det innebär att titta på:
Hyra
Värme och kyla
Fastighetsrelaterade kostnader
Avfall
Internet
WiFi
Brandvägg
Passersystem
Larm och säkerhet
Städning
Kaffe och köksutrustning
Möbler
Underhåll
Mötesrum
Kostnader för att bygga upp och utrusta kontoret
Deposition och bundet kapital
Tid som företaget själv behöver lägga på att hantera kontoret
Flexibilitet och uppsägningstid
Ställ sedan en lite annan fråga:
Vad kostar det oss egentligen att ha ett fungerande kontor där teamet faktiskt kan jobba?
Det är en mycket mer användbar siffra.
Coworking behöver inte vara dyrare. Det är ett annat sätt att ha kontor.
Det största missförståndet kring coworking är att du betalar mer för ett skrivbord.
Det gör du inte.
Du betalar för ett annat sätt att driva kontor.
Istället för att hyra en tom lokal och bygga upp en kontorslösning runt den får du tillgång till ett kontor som redan fungerar.
Internet finns.
Kaffet finns.
Möblerna finns.
Mötesrummen finns.
Städningen är ordnad.
Passersystemet fungerar.
Fastigheten sköts.
Och när något går sönder finns det någon vars jobb är att ta hand om det.
De flesta av kostnaderna delas mellan flera företag, vilket innebär att din individuella kostnad blir betydligt lägre.
Det är den delen av coworking som inte syns när du bara jämför kronor per kvadratmeter.
Det är hela poängen med Embassy House.
Vi erbjuder privata kontor för team, men vi ser dem inte som tomma rum med skrivbord.
Vi ser dem som färdiga arbetsplatser.
Du tar med ditt team.
Du tar med dina laptops.
Sedan är det bara att börja jobba.
Resten är det vi är här för.
Och om du vill jämföra oss med ett traditionellt kontor – gör det.
Men jämför hela kostnaden för kontoret, inte bara kostnaden för de fyra väggarna.