Att starta företag innebär många beslut. Du behöver registrera företaget, hitta kunder, få ordning på ekonomin och ta reda på vad du faktiskt behöver för att komma igång.
En fråga som ofta hamnar i skymundan är om företaget bör momsregistreras.
Om du är förstagångsföretagare eller driver ett mindre företag kanske du tror att du inte behöver tänka på moms förrän verksamheten börjar omsätta ordentliga pengar. Men det stämmer inte alltid.
Även om omsättningen är låg kan en momsregistrering påverka hur mycket företaget betalar för sina löpande kostnader, om du kan dra av moms på inköp och i vissa fall även vilka möjligheter du har att hyra en arbetsplats.
Här är vad du bör känna till innan du bestämmer dig.
Vad är moms?
Moms, eller mervärdesskatt, är en konsumtionsskatt som läggs på de flesta varor och tjänster som säljs i Sverige.
Den vanliga momssatsen är 25 procent, men det finns även reducerade momssatser på 12 och 6 procent för vissa varor och tjänster.
När ett momsregistrerat företag säljer något lägger det normalt på moms på försäljningen och redovisar momsen till Skatteverket.
Samtidigt kan företaget vanligtvis dra av momsen på inköp som används i den momspliktiga verksamheten. Det kallas ingående moms.
Enkelt uttryckt: du tar ut moms på din försäljning, drar av den avdragsgilla momsen på dina inköp och betalar mellanskillnaden till Skatteverket. Om den avdragsgilla ingående momsen är högre än momsen du har tagit ut kan företaget ha rätt till återbetalning.
Måste alla företag momsregistreras?
Nej. I Sverige finns ett undantag från momsplikt för små företag med en årsomsättning på högst 120 000 kronor.
För att omfattas av undantaget måste företaget:
Vara etablerat i Sverige.
Ha en årsomsättning i Sverige på högst 120 000 kronor under innevarande kalenderår.
Ha haft en årsomsättning på högst 120 000 kronor under vart och ett av de två föregående kalenderåren.
Om företaget uppfyller villkoren behöver det normalt inte ta ut moms på sin försäljning. Det innebär också att företaget vanligtvis inte får dra av moms på sina inköp.
Om omsättningen överstiger 120 000 kronor under ett kalenderår upphör undantaget från och med den försäljning som gör att gränsen passeras. Då måste företaget momsregistreras och börja ta ut moms på sina momspliktiga försäljningar.
Det finns även situationer där ett företag kan behöva momsregistreras trots att omsättningen ligger under gränsen. Exempelvis kan vissa inköp av tjänster från företag i andra länder medföra skyldighet att momsregistrera sig och redovisa moms.
Läs mer om undantaget för små företag på Skatteverkets webbplats.
Kan du momsregistrera företaget frivilligt?
Ja. Du kan välja att momsregistrera företaget även om årsomsättningen är lägre än 120 000 kronor.
Det kan vara särskilt fördelaktigt för nystartade företag som förväntar sig att investera i utrustning, programvara, tjänster eller arbetsplats innan verksamheten börjar generera större intäkter.
När företaget väl är momsregistrerat behöver det normalt ta ut moms på sin momspliktiga försäljning och lämna momsdeklarationer. I gengäld kan företaget vanligtvis dra av avdragsgill ingående moms på inköp som används i den momspliktiga verksamheten.
Frivillig momsregistrering är dock inte automatiskt rätt val för alla. Det beror på vilken typ av verksamhet du bedriver, vilka kunder du har och vilka kostnader du förväntar dig.
Varför kan det vara fördelaktigt att momsregistrera företaget?
Den största praktiska fördelen är möjligheten att dra av avdragsgill moms på företagets kostnader.
När du startar ett företag kan kostnaderna snabbt bli många. Du kanske behöver en dator, telefon, programvaruabonnemang, bokföringstjänster, marknadsföring, professionell rådgivning och någonstans att arbeta.
Om företaget är momsregistrerat och inköpen används i den momspliktiga verksamheten kan du vanligtvis dra av momsen.
Utan momsregistrering blir momsen i regel en del av företagets kostnader.
Exempel: Skaffa ditt första kontor eller din första arbetsplats
Föreställ dig att du precis har startat ett mindre konsultföretag i Stockholm. Du behöver en professionell arbetsplats och bestämmer dig för att hyra ett privat kontor på ett coworkingkontor.
Ett mindre privat kontor hos Embassy House kostar från 9 950 kronor per månad, exklusive moms.
Med 25 procent moms blir din månatliga faktura:
Belopp
Kontorshyra: 9 950 kr
Moms (25 %): 2 487,50 kr
Totalt att betala: 12 437,50 kr
Om företaget är momsregistrerat och kontoret används i den momspliktiga verksamheten kan du vanligtvis dra av de 2 487,50 kronorna i ingående moms i momsdeklarationen.
Den faktiska kostnaden för kontoret blir därmed 9 950 kronor per månad, förutsatt att företaget har rätt att dra av hela momsbeloppet.
Om företaget inte är momsregistrerat och inte kan dra av momsen blir hela beloppet på 12 437,50 kronor en kostnad för företaget.
Samma princip gäller andra företagsinköp, till exempel medlemskap med fast eller flexibel arbetsplats, bokning av mötesrum, utrustning och professionella tjänster.
Du behöver inte vara momsregistrerad för att hyra ett kontor eller använda en coworkingverksamhet. Men om företaget inte kan dra av momsen behöver du räkna med den som en del av kostnaden.
Det finns ytterligare en anledning till att momsregistrering kan vara viktig: din hyresvärd
Det finns en fastighetsrelaterad aspekt som många nya företagare inte känner till.
I Sverige är uthyrning av kommersiella lokaler normalt momsfri. Fastighetsägare kan dock välja att tillämpa så kallad frivillig beskattning.
Det innebär att hyresvärden kan lägga på 25 procent moms på uthyrning av lokaler som uppfyller kraven och samtidigt dra av moms på kostnader som hör till fastigheten.
För att detta ska vara möjligt behöver lokalen i regel användas stadigvarande i en verksamhet vars aktiviteter ger hyresgästen rätt att dra av moms.
Detta är viktigt eftersom hyresvärden ansvarar för att villkoren är uppfyllda. Hyresvärden måste kunna visa att lokalen hyrs ut för en verksamhet som uppfyller kraven.
Ett hyresavtal som löper i minst ett år är normalt ett sätt att visa att användningen är stadigvarande. Även kortare avtal kan uppfylla kraven om det finns andra objektiva omständigheter som talar för en stadigvarande användning.
Vad innebär det för ett nystartat företag som vill hyra kontor?
Om du hyr ett privat kontor kan företagets verksamhet och hur lokalen används påverka hyresvärdens möjlighet att tillämpa frivillig beskattning.
Ett nystartat företag som exempelvis arbetar med mjukvaruutveckling eller affärskonsultation bedriver normalt momspliktig verksamhet. Om företaget använder det hyrda kontoret för dessa aktiviteter kan det uppfylla de relevanta kraven.
Ett företag som bedriver verksamhet som är undantagen från moms, till exempel viss hälso- och sjukvård, finansiell verksamhet eller försäkringsverksamhet, har däremot kanske inte rätt att dra av moms. Det kan påverka om lokalen uppfyller kraven för frivillig beskattning.
Hur fungerar det med coworking och flexibla arbetsplatser?
Coworkinglösningar kan vara mer komplicerade än traditionella hyresavtal för kontor.
Ett privat kontor med en tydligt avgränsad yta och stadigvarande användning kan bedömas annorlunda än ett flexibelt medlemskap som ger tillgång till gemensamma arbetsytor och faciliteter.
Beroende på det faktiska avtalet och vilka tjänster som ingår kan ett coworkingmedlemskap betraktas som en momspliktig tjänst snarare än en vanlig lokaluthyrning. Det finns också särskilda regler för uthyrning i andra hand när villkoren för detta är uppfyllda.
Det är därför fastighetsägare och coworkingaktörer kan ställa frågor om kundens verksamhet och momsstatus innan ett avtal tecknas.
Om du planerar att hyra en arbetsplats är det klokt att förstå både företagets egen momssituation och eventuella krav som gäller för lokalen.
När är det kanske inte fördelaktigt att momsregistrera företaget?
Momsregistrering är inte alltid en fördel.
Om de flesta av dina kunder är privatpersoner eller företag som inte kan dra av moms kan det bli dyrare för dem när du lägger moms på dina produkter eller tjänster.
Föreställ dig till exempel att du driver ett mindre företag som säljer direkt till konsumenter. Om du momsregistrerar företaget kan du behöva lägga moms på dina priser. Du kan visserligen dra av avdragsgill moms på dina inköp, men dina kunder kan få betala mer.
Om företaget har få kostnader och låg omsättning kanske den moms du kan dra av inte väger upp den extra administrationen.
Du behöver också hålla koll på moms på försäljning och inköp, lämna momsdeklarationer och se till att fakturorna innehåller rätt information.
Rätt beslut beror på din affärsmodell och vilka kunder du säljer till.
Vad gäller när du köper tjänster från andra länder?
Om företaget köper eller säljer tjänster internationellt kan momsreglerna bli mer komplicerade.
Om ditt svenska företag exempelvis köper ett programvaruabonnemang eller en konsulttjänst från ett företag i ett annat EU-land gäller ofta reglerna om omvänd skattskyldighet.
Det innebär att den utländska leverantören fakturerar dig utan moms och att ditt svenska företag självt beräknar och redovisar svensk moms.
Beroende på transaktionen kan du behöva momsregistrera företaget även om omsättningen ligger under gränsen för undantaget för små företag.
Detsamma kan gälla vissa tjänster som köps från företag utanför EU.
Om ditt företag säljer tjänster till företag i andra EU-länder kan andra regler gälla. I många fall fakturerar du kunden utan svensk moms och kunden redovisar momsen i sitt eget land.
Internationella affärer kan alltså medföra skyldigheter att momsregistrera och redovisa moms som inte har något direkt samband med hur mycket pengar företaget omsätter.
Om du planerar att arbeta med internationella kunder eller leverantörer bör du kontrollera reglerna med Skatteverket eller en redovisningskonsult innan du drar några slutsatser.
Vad innebär det i praktiken att vara momsregistrerad?
En momsregistrering innebär att företaget får ytterligare ansvar för bokföring och redovisning.
När företaget är momsregistrerat behöver du vanligtvis:
Ta ut rätt momssats på momspliktig försäljning.
Utfärda fakturor med de uppgifter som krävs.
Spara underlag för försäljning, inköp och betald moms.
Lämna momsdeklarationer till Skatteverket.
Betala eventuell moms som ska redovisas inom utsatt tid.
Hur ofta du behöver lämna momsdeklaration beror på företagets förutsättningar och vilken redovisningsperiod det har tilldelats. Mindre företag kan i vissa fall redovisa moms en gång per år, medan andra redovisar varje kvartal eller månad.
En väl fungerande bokföring gör det här betydligt enklare. Spara fakturor och kvitton och se till att bokföringen tydligt skiljer mellan utgående och ingående moms.
Tänk på att en momsregistrering inte innebär att du får dra av all moms på företagets kostnader. Inköpen måste ha samband med verksamhet som ger rätt till momsavdrag. Om företaget bedriver både momspliktig och momsfri verksamhet kan du dessutom bara ha rätt att dra av en del av momsen.
Så, bör ditt nystartade företag momsregistreras?
Det finns inget svar som passar alla företag.
Om du startar ett företag med mycket låg omsättning, få kostnader och främst privatpersoner som kunder kan undantaget för små företag vara ett bra alternativ.
Men om du planerar att investera i utrustning, programvara, professionella tjänster eller arbetsplats kan en frivillig momsregistrering hjälpa dig att minska kostnaderna.
Det kan också vara relevant om du planerar att hyra kommersiella lokaler, arbeta med internationella leverantörer eller sälja tjänster till företag i andra EU-länder.
Innan du bestämmer dig bör du fundera på:
Din förväntade omsättning: Kommer du att ligga under gränsen på 120 000 kronor eller räknar du med att överskrida den?
Dina kunder: Är de företag eller privatpersoner? Kan de dra av moms?
Dina kostnader: Kommer du att ha större uppstartskostnader med moms som du eventuellt kan dra av?
Din arbetsplats: Planerar du att hyra ett kontor eller teckna ett coworkingmedlemskap? Finns det särskilda momsregler som gäller för upplägget?
Din internationella verksamhet: Kommer du att köpa eller sälja tjänster över landsgränserna?
Om du är osäker kan du prata med en redovisningskonsult eller kontakta Skatteverket. Att få rätt upplägg från början kan spara både pengar och onödigt administrativt arbete längre fram.
Användbara länkar
För aktuell information och vägledning, besök:
Skatteverket – I vissa fall behöver du inte registrera ditt företag för moms
Skatteverket – Frivillig beskattning vid uthyrning av fastighet
Den här artikeln är avsedd som allmän information och ska inte ses som individuell skatte- eller redovisningsrådgivning. Momsreglerna beror på vilken typ av verksamhet du bedriver, vilka tjänster du tillhandahåller och hur du använder dina lokaler. Kontrollera alltid vad som gäller för just din situation med Skatteverket eller en kvalificerad redovisningskonsult.